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烟台大学教工因公临时出国申办程序

我校在职教工因公临时出国考察、访问、与会、培训、合作研究、涉及官方交往等,出国相关费用需由学校财务支出的,必须通过因公出国审批渠道办理手续,均应持公务普通护照出国执行公务。

旅游、探亲、看病、访友等自费出国人员可持因私普通护照。

因公临时出国申办程序如下:

一、向学校提出出国申请(校内审批时间约需一至两周,视常委会召开情况决定。)

1、出国申请应至少提前两个月提报;

2、申请人下载《烟台大学教工出国(境)审批表》,处级干部填写《烟台大学处级领导干部出国(境)审批表》,所在单位负责人签署意见(相关表格从国际处主页下载,下同);

3、申请人到审批表中涉及的相关职能部门签署意见;

4、申请人将审批表及附件材料送至学校国际处综合科(育秀大楼附楼321房间);

5、国际处审核后报学校常委会审批;

6、经审批同意后,国际处留存审批原件,申请人留存复印件。

 

二、提交出国任务报批材料(约需1周时间)

1、邀请信传真件或扫描件及翻译件(邀请信上必须有邀请单位名称、地址、电话、邀请人的署名及被邀请人姓名、单位、职务、和出访目的、时间、日程、停留期限及费用等。邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称,不得降格以求,邀请信要求从境外本土发出,严禁通过中介机构联系或出具邀请函,不得接受海外华侨华人和外国驻华机构的邀请出访,严禁伪造假邀请函骗取批件);

2、填写《因公临时出国人员备案表》(在团组中拟任务:团长或团员,只有一人出访时则为“团长”);

3、填写《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》(参照国际处网站《临时出国人员费用开支标准和管理办法》);

4、填写《山东省因公出国、赴港澳任务呈报表》,详细填写“出访事由”(不少于600字),阐明出访目的,出访的必要性,计划会见的人员或参与的活动,预期的出访成果。呈报表经国际处审核后,报送主管校领导签发并盖校章。

5、附邀请单位的简介、联系人和电话、与我合作情况等信息。出席国际会议的团组,还应附会议举办方背景、会议内容、会议日程、邀请范围、有无其他重要敏感问题等情况。

6、出访日程及翻译件(日程要尽可能详细,如每天上午下午在哪里见谁做什么或谈什么、航班号等,出访2国不超过8天,1国不超过5天,含离、抵我国国境当日,实质性公务活动时间应占在外日程的三分之二以上,见参考模板);

7、团组所有成员的身份证复印件一份(复印在一张纸上,已离退休人员不再安排因公出国,不办理持因公护照出访。已离开原工作岗位的党政干部,不再由原单位安排因公出国或执行原单位任务);

8、因公电子护照照片4张及电子版1份(请到学校西门口黎明照相馆拍摄因公护照专用照片,要求着深色正装、正面露两耳、免冠、小二寸平光白底彩色近照;不准使用蓄胡、戴假发、翻版、生活艺术照、戴有色眼镜之类的照片);

9、团组翻译的外语水平能力证明文件1份;

10、其他辅助文件,如拟签署的协议、工作预案、拟发表的论文、学术履历等。

 

 三、公示(与第二步同期进行)

填写《烟台大学因公出国人员公示表格》。国际处通过网站如实公示有关团组信息,公示期限不少于5个工作日。 

 

四、报请省外办批复(约需1周时间,视省外办审批情况决定)

1、公示无异议后,国际处专办员将以上材料按要求扫描上传山东省因公出国管理系统,并录入出访团组信息、国别信息及人员信息后提交省外办审核;

2、根据省外办反馈意见,调整修改上报内容。如审核通过则等待下发出国任务批件。

 

五、申办因公电子护照,材料如下(约需一周时间,省外办制作)

1、填写《证照申请卡》,贴照片,本人签名(2人以上需复印件1份);

2、《因公临时出国人员备案表》原件1份;

3、办照费用;

4、邀请函复印件、翻译件;

5、日程;

6、《申请出国签证事项表》及《签证事项表名单》(正反打印);

7、团组承诺书,团长签字。

8、国际处专办员准备《烟台市申办因公出国手续专办表》、《护照办案流程表》、任务批件等。

 

六、申办签证(约需10个工作日,国家不同,时间不一)

1、向烟台市外事侨务办公室(莱山区新苑路9号一楼办事大厅)缴纳签证费,按要求准备签证材料(可提前向市外办索要签证材料清单准备材料)。

2、经市外办审核后,将材料寄至烟台市外办驻京办事处(北京朝阳区甜水西园8号楼802室王伟收,13521381581);

注:持公务普通护照出访者统一由烟台市外事侨务办公室通过外交系统申办签证,本人不能直接送至目的国驻华使领馆。申请韩国、日本签证的由烟台市外事侨务办公室国际交流中心办理(电话:6217000)。

3、签证获批后,申请人通过烟台市外办取回护照及相关材料。

 

七、按期出访

1、公务普通护照、外汇、机票等重要物品及贵重财物要随身携带,妥善保管,遵守外事和保密纪律,尊重所在国的法律法规,遵守海关规定,不携带违禁物品。

2、拟与外方洽谈的重大项目和拟签署的重要合作协议,应按规定事先报主管部门审核同意。未经批准,不得擅自对外做出承诺或签署具有法律约束力的协议。

3、每天详实记录出访日志。

 

八、出国总结及费用核销

1、申请人出访结束后在15日内将公务普通护照和团组签字的出访总结(1500字以上)及出访日志纸质版送交至国际处。

2、公务普通护照为国家财产,由烟台市外事侨务办公室统一保管。逾期不上交护照者,我校将暂停受理其再次出国境申请,并追究由此引发的一切责任。

3、申请人填写《烟台大学差旅费结算单》,粘贴境外开支发票、出(入)境证明、《烟台大学教工出国(境)审批表》复印件、出国任务批件,经国际处审核,经费项目负责人签字后到财务处报销。外方不负担费用的,参照国家《因公临时出国外汇开支标准》报销(伙食费包干使用,住宿费凭发票报销,超支不补)。

 

以上申办程序由国际处负责解释,如有变更会及时更新。如有疑问请致电6902143梁老师咨询。

 

 

烟台大学国际合作交流处

2016年11月28日

 

 

责任编辑:梁茂广  2013-12-25 16:44:02